NotebookLMで議事録を作る前に決める3つの前提（改称後のGemini Notebook）
- ノートブックを会議体単位で作る（例:「2026年_営業定例」）。
- 文脈ソースを先に入れる: 参加者フルネームと役職のtxt、社内用語・略語の対訳リスト、アジェンダ、前回議事録。
- 音声または文字起こしを追加する。Google公式ヘルプ（2026年）によると、音声ファイルはインポート時に文字起こしされ、そのテキストが新しいソースとして保存されます。
- 下のテンプレートを貼って生成する。
- 追加質問で深掘りし、引用元で検算してから保存・共有する。
同ツールは会議に「同席」できません。 Gemini Notebookは、外部で作った音声や文字起こしを後から投入する後処理ツールです。会議中のリアルタイム文字起こし機能は持たないため、素材の調達は会議ツール側かICレコーダーで行う前提になります。「議事録 リアルタイム」で探している方は、まず次章のルート診断で調達元を決めてください。
2026年7月16日、NotebookLMはGemini Notebookへ改称されました（gihyo.jp、2026年7月）。Geminiアプリからノートブックへ直接アクセス・作成できるようになり、Google検索のAIモードへの導入や、クラウド上でPythonを実行するデータ分析機能（Proユーザーへ順次展開）も追加されています。既存ノートブックの移行作業は不要ですが、アカウントや端末によっては当面「NotebookLM」表記が残ります。公式ヘルプのURLも `support.google.com/notebooklm` から `support.google.com/gemininotebook` に移行済みで、管理コンソールの設定名も「Turn Gemini Notebook on or off for users」に変わっています。2025年〜2026年前半の解説記事は、スクリーンショットと名称が順次実物と食い違います。
まずコピー：NotebookLM議事録作成プロンプト（そのまま貼れる）
- ソースに書かれていない情報は書かない
- 担当や期限が読み取れない場合は「未定」と明記する
- 金額・日付・数量は原文の表記をそのまま使う
- 参加者名は、ソース「参加者名簿」の表記に統一する
会議タイプ別テンプレート差分（該当行だけ足す）
| 会議タイプ | 基本テンプレに追記する行 | 狙い |
|---|---|---|
| 定例会議 | 「前回議事録の持ち越し事項について、消化済み/未消化を分けて示す」 | 進捗の抜けを防ぐ |
| 長時間会議(2時間超) | 「議題2(予算)についてのみ、決定事項と保留事項をまとめる」 | 議題ごとに解像度を保つ |
| 商談・顧客打合せ | 「先方の要望と、自社の宿題を分けて整理する」 | 対応漏れを防ぐ |
| 音声のみ(対面録音) | 「発言者の特定はせず、論点ベースで整理する」 | 無理な推測を防ぐ |
| 英語混在の会議 | 「専門用語・固有名詞は原文の表記のまま残す」 | カナ崩れを防ぐ |
| 上長への報告用 | 「決定事項と要判断事項だけを、合計300字以内の箇条書きにする」 | 読ませる分量に圧縮 |
| 分割ソースの会議 | 「全ソースを横断し、決定事項を時系列で1つに統合する」 | 分断された結論をつなぐ |
目的別・追加プロンプト集（無料版は合計6往復に収める）
| 目的 | そのまま使える追加プロンプト |
|---|---|
| 決定事項の抜け漏れ確認 | 「決定と読み取れる発言をすべて列挙し、決定なのか検討中なのかを分けて示してください」 |
| 担当者別のタスク抽出 | 「◯◯さんに割り当てられたタスクだけを、期限付きで抽出してください」 |
| 反対意見の可視化 | 「懸念・反対意見が出た論点を、誰がどんな理由で述べたかとあわせて整理してください」 |
| 次回アジェンダ作成 | 「保留事項と次回までの宿題から、次回会議のアジェンダ案を作ってください」 |
| 数字の裏取り | 「金額・件数・日付が出てくる発言をすべて引用付きで抜き出してください」 |
| 話者の取り違え検査 | 「参加者名簿に無い人名が議事録に出ていないか確認し、該当箇所を引用付きで示してください」 |
追加質問は「抽出→分類→短縮」の順に投げると効率的です。いきなり短縮を頼むと重要な論点が落ちやすく、先に全量を出させてから絞り込むほうが漏れが減ります。
NotebookLMの使い方：議事録のソースをどこから調達するかルート診断
- Yes: Meet標準の文字起こしをそのまま使います。Google公式ヘルプ（2026年）によると、文字起こしはBusiness Standard／Business Plus／Enterprise Starter／Enterprise Standard／Enterprise Plus／Teaching and Learning Upgrade／Education Plus／Workspace Individualの8エディションで利用でき、日本語を含む8言語に対応します。出力されたGoogleドキュメントをそのままソース追加するのが最短です。所要3分／追加コスト0／話者判別○（発言者ラベルが付くため担当欄が埋まります）。
- No: 録画から音声を書き出し、音声ソースとして投入します。所要10分／追加コスト0／話者判別△。
2026年7月以降、Meetの録画・文字起こしの保存先が再編されました。従来の「Meet Recordings」フォルダは「Legacy Meet Recordings」へ自動改名され、新しい文字起こしは主催者ドライブの「Google Meet」フォルダ配下に会議ごとのサブフォルダとして保存されます（Google公式 Google Meetヘルプ、2026年）。2026年前半までの解説記事の手順どおりに探すと見つかりません。 なお2026年1月から、自分が主催する全会議でGeminiのメモ生成を自動開始する個人デフォルト設定が使えるようになり、会議ごとに手動でメモを開始する必要がなくなりました。
- Yes: テキストをそのまま投入します。話者名が行頭に残るため担当欄が埋まります。所要5分／追加コスト0／話者判別○。ただしVTTは公式の対応文書形式（txt / md / docx / pptx / pdf / csv / ePub）の一覧に含まれていません。拡張子を変えるだけでなく、テキストエディタで開いて `.txt` として保存し直してください。
- No: 録音音声（m4a / mp3）を直接投入します。所要10分／追加コスト0／話者判別△。
- Yes: 128kbpsのMP3へ変換して投入します。所要10分／追加コスト0／話者判別×（1本のマイクで複数人を拾うため、後述の点呼運用が必須）。
- No: 議題単位で分割し、分割ソースを同じノートブックに並べたうえで「全ソース横断で決定事項を統合せよ」と指示します。分割すると議題をまたぐ決定が分断されるため、この一文が保険になります。
あなたの会議、そのままアップできる？音声尺→ファイルサイズ換算表
| MP3ビットレート | 1分あたり | 60分会議 | 200MBに収まる最大時間 |
|---|---|---|---|
| 64kbps | 約0.46MB | 約27MB | 約430分（7時間超） |
| 96kbps | 約0.69MB | 約41MB | 約290分 |
| 128kbps（推奨） | 約0.92MB | 約55MB | 約215分（3時間35分） |
| 192kbps | 約1.37MB | 約82MB | 約145分 |
| 256kbps | 約1.83MB | 約110MB | 約108分 |
非公式の解説記事には「200MB＝20〜25分が上限」と書かれているものがありますが、上の計算式とは合いません。WAVやロスレス形式の高ビットレート録音を前提にした数字と考えられます。自分の録音ファイルを右クリックしてサイズを確認し、200MBを超えていたら分割ではなくまず128kbpsのMP3・モノラルへの変換を試してください。変換だけで大半のケースは1ファイルに収まります。
分割せざるを得ないときの副作用と対処
- 分割は必ず議題の切れ目で行う（時間で機械的に割らない）
- ソース名を「2026-07-06_営業定例_1of2_議題1-3」のように順序と範囲が分かる形にする
- 生成時に「全ソースを横断し、決定事項を時系列で1つに統合してください」と明示する
無料枠1日50チャットは何回の会議に耐えるか（配分の試算）
| プラン | 1日チャット上限 | 標準6往復での会議数 | 段階適用10往復での会議数 | 月額目安 |
|---|---|---|---|---|
| Standard（無料） | 50回 | 8会議 | 5会議 | 0円 |
| Google AI Plus | 200回 | 33会議 | 20会議 | 約725円 |
| Google AI Pro | 500回 | 83会議 | 50会議 | 約2,900円 |
| Google AI Ultra | 2,500〜5,000回 | 416会議〜 | 250会議〜 | — |
音声解説（Audio Overview）で議事録を「耳読み」する運用を足す場合、無料版は1日3件までが別枠の制約になります（Plus 6件／Pro 20件／Ultra 100〜200件。Google公式ヘルプ、2026年）。移動中に議事録を聞く運用は、無料版だと1日3会議までが上限です。
機密情報は入れてよいか：議事録の機密レベル × アカウント種別 可否マトリクス
| 議事録の機密レベル | 個人Google（無料） | 個人Google（AI Pro課金） | 会社のWorkspace | Gemini Notebook Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| ①社外公開可（勉強会・広報） | ○ | ○ | ○ | ○ |
| ②社内一般（定例・進捗） | △ | △ | ○ | ○ |
| ③社外秘（人事評価・与信・原価・M&A） | × | × | ○ | ○ |
| ④個人情報・顧客氏名を含む | × | × | △ | ○ |
- 個人Googleの③④が×：👍👎を1回押すだけで、プロンプト・ソース・アップロード・生成物が収集され人間のレビュアーが確認し、最長3年保存されるため（Google公式ヘルプ、2026年）。課金しても個人アカウントである限りこの扱いは変わりません。②が△なのは、ボタンを押さない運用を徹底できるなら実務上は回るという意味です。
- Workspaceが○：フィードバックを提供しても人間レビュー・モデル学習の対象外だからです（同ヘルプ）。ただしGemini NotebookがコアサービスとなるのはBusiness Starter／Enterprise Essentials／Education Fundamentals／Education Standard以上で、かつ管理者が管理コンソールの「Turn Gemini Notebook on or off for users」でオフにしていれば利用自体できません。事前確認が必要です。
- ④がWorkspaceでも△：顧客氏名などの個人情報は、自社の個人情報保護方針・委託先管理の範囲内かを別途確認する必要があるためです。
- Enterprise（Google Cloudプロジェクト内で完結する提供形態）が○：エンタープライズグレードのセキュリティ対応エディションでは、アップロードされたファイル・チャット・モデル出力が人間のレビュアーに確認されることも、生成AIモデルの改善に使用されることもありません（Google公式ヘルプ、2026年）。
個人アカウントで会社の議事録を扱っている人が、今日やる3つのこと
- [ ] 👍👎ボタンを押さない運用ルールを、自分とチームで明文化する
- [ ] 既存ノートブックを棚卸しし、社外秘・顧客情報を含むものを特定する（フィードバックを押した記憶があるものは特に）
- [ ] 会社のWorkspaceアカウントへの移行を情シスに申請する（Gemini Notebookがオンになっているかもあわせて確認）
本章は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。個人情報保護委員会も生成AIサービスの利用について注意喚起を公表しており、議事録には参加者名や顧客名が自然に含まれます。自社の運用可否は情報システム部門・法務に確認してください。仕様は変わり得るため、導入時は公式ヘルプ（`support.google.com/gemininotebook`）の最新記載をご確認ください。
議事録の文字起こしで話者がズレる理由と、会議前3分の仕込み
- Meet標準の文字起こしを使う（発言者ラベルが最初から付く。最も確実）
- 会議冒頭で出席者を口頭で読み上げる（点呼が音声に残る）
- 発言前に名乗るルールを共有する
- 参加者名簿をソース化し、プロンプトで「名簿の表記に統一」と指定する
会議前3分の仕込みチェックリスト
- [ ] 参加者のフルネームと役職の一覧をtxtでソースに追加した
- [ ] 社内用語・略語・製品名の対訳リストを追加した
- [ ] アジェンダと前回議事録を追加した
- [ ] 会議冒頭で出席者を口頭で読み上げた（点呼が音声に残る）
- [ ] 「発言前に名乗る」ルールを参加者に共有した
出力後3分の検算チェックリスト
- [ ] 決定事項の各行に「誰が」の主語が入っているか
- [ ] 日付・金額・数量・固有名詞を、引用元の原文で1件ずつ照合したか
- [ ] 結論の出ていない議題が「継続審議」と明記され、断定に化けていないか
- [ ] ToDoに期限が入っているか（読み取れないものは「未定」になっているか）
- [ ] 生成結果をノートに保存し、Googleドキュメントへ出力したか
最後の1項目を落とす人が多いです。チャットの回答は放置すると流れていき、ソース自体は後から編集できません。生成した議事録は必ずノートに保存するか、ドキュメントへ書き出してください。この一手間が、次章のナレッジ化につながります。
生成した議事録をナレッジに変える：保存・共有・再利用の導線
- 保存: 生成直後にノートへ保存し、Googleドキュメントへ出力する。チャットの回答は残りません。
- 共有: ドキュメントを会議体フォルダに置き、命名規則を「YYYY-MM-DD_会議名_議事録」で統一する。
- 再利用: 次回の会議前に、その議事録を同じノートブックのソースとして追加する。これで「前回からの持ち越し事項の消化状況」まで自動で整理できるようになります。
ソース名は「2026-07-06_営業定例_文字起こし」のように日付から始めると、「直近3回の定例で、案件Aの進捗に関する決定を時系列で整理して」といった横断質問の精度が上がります。ノートブックをまたいだ質問はできないため、報告単位（部署・プロジェクト）でノートブックを設計しておくのが事前の対処です。
症状から5分で切り分ける：原因別の見分け方
| 症状 | 最も疑わしい原因 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 固有名詞・数字が間違っている | 文字起こしの誤変換 | 引用元を開き原文の該当箇所を見る |
| 決定事項が抜けている | 指示が曖昧／そもそも録音に残っていない | 「決定事項をすべて列挙して」と再質問し、出なければ原文を検索 |
| 別の話題・別案件が混ざる | ノートブック内のソース混在 | 引用番号がどのソース由来かを確認 |
| 全体的に浅い・総花的 | プロンプトが短い | 冒頭のテンプレで再生成して比較 |
| 「ソースに情報がありません」と返る | ソースのチェック外れ／該当部分の録音欠落 | 左パネルでソースの選択状態を確認 |
| 担当・期限が「不明」だらけ | 名簿ソースなし／音声に名前が乗っていない | 参加者名簿を追加し、冒頭の点呼運用を導入 |
| 修正したはずの決定が古いまま | ローカルアップロードで同期されていない | ドライブ経由のGoogleドキュメントに差し替える |
| コメントで決めた内容が反映されない | 脚注・コメントは取り込まれない仕様 | 確定内容を本文へ書き戻して再取り込み |
| アップロード自体ができない | 200MB超、または非対応形式（VTT等） | ファイルサイズと拡張子を確認し、MP3変換/txt変換 |
- 引用元を1つ開く: 出力の引用番号をクリックし、原文と要約がズレていないか確認します。原文自体が間違っていれば文字起こし品質の問題です。
- 原文を検索する: 抜けている決定事項のキーワードでソース内を探します。原文に存在しなければ、AIではなく録音・記録の問題です。
- ソースの選択状態を見る: 質問時に参照するソースはチェックボックスで選べます。意図しないソースが有効になっていないか、必要なソースが外れていないかを確認します。
- テンプレで再生成する: ①〜③に問題がなければ指示の曖昧さが原因です。冒頭のテンプレで再生成し、出力の差を見ます。
やってはいけないNG対応
まとめ：今日からできる3つのアクション
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