まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
まず何をすべきか（結論）
- 会議の録音・録画から文字起こしを作る（Google Meet の文字起こし、Zoom、Microsoft Teams、Notta、tl;dv などを利用）
- NotebookLMで新しいノートブックを作り、その文字起こしを「ソース」として追加する
- 「決定事項／ToDo（担当・期限つき）／保留事項／次回アジェンダ」の4区分で出力するよう指示する
- 出力の各項目に付く引用番号をクリックし、元の発言と合っているか確認する
- 修正指示で整え、Googleドキュメント等にコピーして共有する
| 準備物 | 目的 | 必須度 |
|---|---|---|
| 文字起こしテキスト | 議事録の元データ | 必須 |
| アジェンダ・資料 | 議題の抜け防止 | 推奨 |
| 参加者リスト | 発言者と担当の特定 | 推奨 |
| 過去の議事録 | 表記・粒度の統一 | 任意 |
注意
会議の音声・文字起こしには個人情報や機密が含まれます。アップロード前に社内の生成AI利用規程と参加者の同意を必ず確認してください。判断に迷う議事録は、後述の匿名化を先に行ってください。
議事録がまとまらない主な原因を深掘り
| 原因の層 | 典型症状 | 主な打ち手 |
|---|---|---|
| 入力 | 用語・数値が誤り | 文字起こしを校正 |
| 指示 | 要約止まりで担当が抜ける | 型を指定する |
| ソース管理 | 別会議の話が混ざる | 1会議1ノートブック |
| 分量 | 雑談まで拾う | 章分割・論点指定 |
| 検証 | 事実と違う | 引用を確認 |
補足
NotebookLMはソース外の一般知識で答えを埋めにくい設計ですが、ソース内に誤情報があればそれを正しいものとして扱います。「入力を疑う」姿勢が最初の防御線です。
原因別の見分け方
- 用語や数値が違う → 引用元の文字起こしを見る。文字起こし自体が誤っていれば「入力」の問題、正しいのに出力が誤っていれば「検証・指示」の問題です。
- 決定事項や担当・期限が抜ける → プロンプトに区分指定があるか確認。なければ「指示」の問題です。
- 話が別会議と混ざる → ノートブック内のソース一覧を確認。複数会議が混在していれば「ソース管理」の問題です。
- 雑談・脱線まで載る → 会議が長すぎるか、重要度の指定がないか。「分量・指示」の問題です。
- それらしいが根拠が示せない → 引用番号が付いていない項目は「ハルシネーション」を疑います。
注意
数字（金額・件数・日付）は誤りが最も実害につながる箇所です。ここだけは必ず全件、引用と突き合わせてください。
具体的な解決方法
手順1：文字起こしを整える
手順2：型を指定して出力させる
- 「あなたは議事録作成の担当者です。」と役割を与える
- 「①決定事項 ②ToDo（担当・期限・不明なら未定と明記）③保留 ④次回アジェンダ の4見出しで出力」と型を指定
- 「ソースにない情報は追加しない。推測は『推測』と明記」と制約を付ける
- 「各項目の末尾に根拠となる発言の要旨を一言添える」と検証しやすくする
手順3：引用で検算し、修正指示を出す
手順4：用途別に再利用する
ケース別の対処
| ケース | 主な詰まり | 追加の一手 |
|---|---|---|
| 長時間会議 | 論点が混ざる | 議題ごとに分割 |
| 専門用語多め | 用語の誤認 | 先に用語集を作る |
| 話者不明 | 担当が誤る | 担当は要確認で出す |
| 多言語 | 表記ゆれ | 日本語統一を指定 |
| メモのみ | 過剰補完 | 空欄許可を明記 |
補足
定例会議なら、初回に作った「型指定プロンプト」を保存して毎回使い回すと、担当者が代わっても議事録の粒度が揃います。
予防・再発防止のコツ
- 1会議＝1ノートブックを徹底し、終わったソースは混ぜない
- 文字起こしの固有名詞・数値の一括置換を「アップロード前チェック」として定型化する
- 型指定プロンプトを社内で共有し、誰が作っても同じ見出しにする
- 重要項目（決定・金額・期限）は引用確認を必須工程にする
- 議事録テンプレート（決定・ToDo・保留・次回）をドキュメント側にも用意する
- 機密度の高い会議は、固有名詞を伏せ字化してからアップロードする運用にする
- 会議冒頭で「AIで議事録を作成する」と参加者に共有し、同意を得ておく
専門家・公的情報の見解
Google の案内では、NotebookLM はユーザーがアップロードしたソースに基づいて回答し、その出力にはソースへの引用が付与されるとされています。出力が常に正確とは限らないため、重要な情報は必ず確認するよう促されています。
注意
「Googleが学習に使わない」ことと「社内規程・契約・法令に照らして入力してよい」ことは別問題です。顧客名・未公開情報・個人情報を含む議事録は、社内ルールの確認と匿名化を前提にしてください。
やってはいけないNG対応
- 引用を確認せず、出力をそのまま議事録として配布する（事実誤りの拡散）
- 顧客名・個人情報・未公開情報を、社内ルール未確認のままアップロードする
- 「議事録にして」だけの丸投げで、担当・期限のない要約を議事録と呼ぶ
- 複数会議・無関係資料を1ノートブックに詰め込み、話を混ぜる
- AIが埋めた推測の担当・期限を、確認せず確定情報として扱う
- 参加者に無断で会議を録音・文字起こし・AI処理する
- 出力の数字（金額・日付・件数）を検算せずに社外へ共有する
注意
会議の録音・AI処理は、参加者の同意と社内規程の範囲で行ってください。無断録音はトラブルの元です。「時短のため」がルール違反の言い訳にならないよう、運用を先に決めておきましょう。
