NotebookLM社内マニュアルの作り方｜共有権限とプラン選定

結論：NotebookLMの社内マニュアルは「原稿変換」で9割決まる

上位記事が書かない3つの分かれ目

基本の4ステップ（ここは30分で終わる）

1. 既存資料を集める: 就業規則、手順書、議事録、FAQ回答メールを1フォルダに集約します
2. ノートブックを作成しソースを登録: Googleドキュメント/スライド/スプレッドシートはDrive連携で登録します（自動同期のため）
3. 構成案を作らせる: 「登録資料をもとに、◯◯業務のマニュアル目次を章・節で作成してください」
4. 章ごとに詳細化する: 「第2章について、◯◯規程を参照し、手順を番号付き・例外対応つきで記述してください」

AIが読めるマニュアル原稿の作り方｜変換+運用チェックリスト15項目

アップロード前の変換（11項目）

• [ ] ①1ファイル1テーマにする → 根拠: 複数テーマが混在すると引用元の特定が曖昧になる
• [ ] ②見出しをH1〜H3で階層化する → 根拠: 構造が明示されるほど「第◯章について」の指示が効く
• [ ] ③表は箇条書きかCSVに変換する → 根拠: JMDC事例でExcelの表形式は意図通り認識されなかった
• [ ] ④ExcelはGoogleスプレッドシート化し10万トークン以内に収める → 根拠: 公式ヘルプの上限（超過分は取り込まれない）
• [ ] ⑤スキャンPDFはOCRしてテキスト化する → 根拠: 画像として扱われると本文が読まれない
• [ ] ⑥画像内の手順は文章で書き起こす → 根拠: WebページソースはテキストのみでI画像・埋め込み動画は除外（公式ヘルプ）
• [ ] ⑦脚注・コメントは本文に書き戻す → 根拠: Googleファイルの脚注とコメントは取り込まれない（公式ヘルプ明記）
• [ ] ⑧改定日と版番号を本文冒頭に書く → 根拠: ファイル名だけだとチャット回答から版を判別できない
• [ ] ⑨廃止条文は削除し、履歴は別ファイルに退避する → 根拠: 旧条文が残ると誤答の直接原因になる
• [ ] ⑩スライドは100枚以内に分割する → 根拠: Googleスライドは最大100枚（公式ヘルプ）
• [ ] ⑪1ファイルは50万語・200MB以内に収める → 根拠: 1ソースあたりの公式上限

運用フェーズ（4項目）

• [ ] ⑫規程類はGoogleドライブに置いて自動同期の対象にする → 根拠: Driveソースは数分ごとに自動同期（公式ヘルプ）
• [ ] ⑬ローカルアップロードしたPDF/Wordの再アップ担当と頻度を決める → 根拠: 自動同期の対象外。手動でしか更新されない
• [ ] ⑭公開リンク共有を禁止し、閲覧者/編集者の割当表を作る → 根拠: 編集者はソース・メモの追加削除と再共有が可能
• [ ] ⑮4人以上に共有した後、アナリティクスで未回答質問を月次レビューする → 根拠: 4人以上へ共有＋過去7日にチャット活動がアナリティクスの利用条件（公式ヘルプ）

「生成用」と「ボット用」でノートブックを分ける

「notebooklm 社内規定 問い合わせ」を安全に運用する設計

現行版だけを1冊にまとめる手順

1. 人事・総務に確認し、現行版の規程だけを用意します（旧版の混在が誤答の最大原因）
2. 就業規則・賃金規程・育児介護休業規程など、同じ人に見せてよい範囲の規程を1冊に登録します
3. 「有給休暇の申請期限は？」「慶弔休暇は何日取れる？」など頻出質問でテストし、引用元の条文と照合します
4. 個人情報を含む付属資料（賃金台帳・人事記録など）は入れません

権限は「ファイル単位」では切れない

「notebooklm 共有 権限」の上限と、閲覧者・編集者の使い分け

共有の可否と権限の違い

「チャットのみ共有」の落とし穴

アナリティクスで未回答質問を拾う

「notebooklm ソース 上限」と更新の仕組み｜自動同期される条件

2026年5月26日のアップデートで変わったこと

• 元ファイルへのアクセス権を失うと、ソース一覧に再リクエストのリンクが表示される
• 元ファイルが削除されると、対応するソースも自動的に削除される
• 対象は全Workspaceプランと個人アカウント（最大15日かけて段階展開）

ソースの入れ方別・更新リスク

自動化されない2つの作業

ソース数と単語数の公式上限

「notebooklm 学習させない」は本当か｜データの扱いと社内ルール

公式の見解

現場の懸念はどこにあるか

1枚で足りる社内ルール

1. 入れてよい資料の基準: 自社作成の手順書・規程はOK、市販書籍・有料研修教材・他社資料はNG（複製権侵害のおそれ）、個人情報はNG
2. 利用アカウントの種類: 会社管理のWorkspaceアカウントに限定し、個人Gmailでの業務利用を禁止
3. 回答の検証ルール: 金銭・労務・法令に関わる判断は、必ず引用元の原文と担当部署で確認

「gemini notebook 料金 法人」の選び方｜人数×機密度×ソース数の判定チャート

料金一覧（2026年時点）

プラン選定チャート

削減額の計算式｜出典なしの「40%削減」を自社の数字に置き換える

基準にする一次データ

月間削減額の計算式

削減率3段階×人数別の試算

費用側と損益分岐

長文マニュアルが途中で切れる問題の実務対処

1. まず目次だけ作る: 「登録した資料をもとに、新入社員向け業務マニュアルの目次を章・節レベルで作成してください」
2. 目次を確定させる: 抜けている業務はここで手直しし、以降はこの目次に従わせます
3. 章ごとに生成する: 「第2章『経費精算の手順』について、登録資料に基づき、手順を番号付きで、例外対応も含めて記述してください」
4. 参照の偏りを潰す: 「第2章では経費規程_v3と申請フロー図を参照してください」と参照先を指定すると精度が安定します
5. 最後に通しで読む: 章をつなげたときの重複・矛盾は人間が直します。ここは自動化しません

部署別の活用パターンと、始める順番

自社の課題タイプ別・最初の一手

陳腐化させない運用ルール（A4半ページで足りる）

• ①オーナーを1名決める: ノートブックごとに部署の実務担当者を割り当てます
• ②更新トリガーを定義する: 「規程改定時」「システム改修時」のイベント駆動＋四半期の定期見直しの二段構えにします
• ③ローカルアップロード分の再アップ担当を決める: Driveソースは自動同期されますが、PDF/Wordは手動です。ここだけ担当と頻度を明記します
• ④答えられなかった質問を月次で拾う: アナリティクスとメンバーからの報告を突き合わせ、ソースに追記します

やってはいけないNG対応

1. 個人アカウントで機密資料を扱う: 会社の管理が及ばず、フィードバック送信時に人間レビューの可能性があり、退職後もデータが個人の手元に残ります
2. 機密度の異なる資料を1冊に混ぜる: 閲覧権限を渡した全員が、チャット経由で全ソースの内容を引き出せます
3. PDF直投げで規程を登録する: 自動同期の対象外で、改訂が反映されないまま古い回答が固定化します
4. 表やスキャン資料をそのまま入れる: JMDC事例のとおり、意図通りに認識されず回答精度が落ちます
5. 公開リンク共有で社内に配る: 無料版の機能であり、社内利用では権限管理ができません
6. 「チャットのみ共有」を機密保護策として使う: 別経路からソースにアクセスされる場合があると公式が注記しています
7. 市販書籍・有料教材を丸ごとソース化する: 複製権侵害のおそれがあります
8. AIの回答を検証せず規程・法令の判断に使う: 金銭・労務・法令に関わる判断は必ず原文と担当部署で確認します

まとめ：今日から始める3つのアクション

関連記事

次に読むと、この記事の判断がしやすくなります。

• ChatGPT 仕事 使い方｜事務職が時間を回収する渡し方【2026】
• ChatGPTでExcel関数を作る方法｜テンプレと直し方5ステップ
• 生成AIメール作成プロンプト｜6割にバレる原因と対策

よくある質問

NotebookLMで社内マニュアルを作るとき、何から手をつければよいですか？

社内規定の問い合わせ対応にNotebookLMを使っても大丈夫ですか？

NotebookLMは何人まで共有できますか？権限の違いは？

ソース数の上限はどれくらいですか？

元の就業規則を改訂したら、回答も自動で更新されますか？

アップロードした社内資料がAIの学習に使われることはありませんか？

法人利用の料金はいくらですか？

導入効果はどう測ればよいですか？

長いマニュアルを生成すると途中で切れてしまいます

関連記事

• Gemini 仕事 活用の全体設計｜4層の契約差と損益分岐で選ぶ
• 生成AIで業務効率化する中小企業の事例｜失敗しない導入5ステップも解説
• 生成AI社内研修の進め方｜3ステップで定着させる中小企業向け実践手順