ChatGPTで議事録メールはどう作る？
- 原メモから「決定・提案・未決・要確認」を分ける。
- 受信者と目的を指定し、件名・要点・依頼事項を下書きにする。
- 金額、日付、担当者を原メモと照合し、共有範囲を確かめて送る。
ChatGPT RecordとMeetingsは何が違う？
録音しない場合
Recordを使う場合
Meetingsを使う場合
注意どちらも他者の発言を記録する前に参加者へ知らせ、適切な同意を得てください。Meetingsは参加者への通知や同意取得を代行しません。社内ルールと適用される法令も確認します。
始める前に何を準備する？
入力前に決めること
録音と共有形式の判断チャート
- 録音済みか？ いいえ→手入力メモから下書き。はい→文字起こしか確認済みの会議メモを用意。
- これから記録し、macOSと対象プランがあるか？ はい→同意を得たうえでRecordまたはMeetingsを検討。いいえ→許可された別の記録方法か手入力メモを使う。
- 共有先は社内か社外か？ 社内→必要な情報に絞り、閲覧権限を確認。社外→顧客向けに承認待ち事項を分け、相手が開ける形式を選ぶ。
- 機密情報があるか？ はい→入力・添付の可否とアクセス権を先に確認。判断できなければ送信を止め、管理者や情報の責任者に確認する。
ChatGPT 議事録 プロンプトを使う手順
手順1：発言の確度を分ける
| 区分 | 判断の目安 | メールでの扱い |
|---|
| 決定 | 合意や承認が明記されている | 決定事項として記載 |
| 提案 | 案として出たが合意は不明 | 提案と明記 |
| 未決 | 複数案が残る、判断を保留した | 未決事項として記載 |
| 要確認 | 発言者、期限、数字が曖昧 | 確認依頼に回す |
手順2：受信者を指定して下書きする
あなたは会議後の共有メールを下書きします。原メモの記載だけを根拠に、①決定②提案③未決④要確認へ分類してください。受信者は［参加者／欠席者／顧客］、目的は［確認／情報共有／承認依頼］です。件名、冒頭の要約、相手に必要な事項、担当・期限、確認依頼を作ってください。根拠のない日付・担当者・金額は補わず「要確認」と記してください。原メモの該当箇所も併記してください。メールはまだ送信しません。
手順3：原メモと突き合わせて送る
| 確認項目 | 原文・原メモ | AI下書き | 確認者 |
|---|
| 決定事項の根拠 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 提案・未決事項との区別 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 担当者 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 期限 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 金額・固有名詞 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 録音の同意 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 宛先 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| 添付・リンクの閲覧権限 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
つまずきやすいポイントと対処法
提案が決定事項に変わった
曖昧な期限が日付になった
相手がリンクを開けない
注意録音の文字起こしに発言者の取り違えがあると、正しい形式のメールにも誤った担当者が載ります。発言者が曖昧なら参加者に確認します。
議事録 共有 メールは相手別にどう書き分ける？
参加者には認識違いを確認してもらう
欠席者には経緯より結論を先に伝える
顧客には承認待ちを分ける
社外に議事録を共有するなら何を送る？
| 共有手段 | 社外共有の可否 | 受信者が読める範囲 | 後からの更新 | 送信前に確認する権限・情報 |
|---|
| メール本文に要点を記載 | 可。送信先の確認が必要 | 本文に書いた要点 | 訂正は再送が必要 | 宛先、転送を想定した記載内容 |
| 議事録を添付 | 可。社内ルールに従う | 添付ファイル全体 | 原則として送信済み添付は更新されない | 版、個人情報、ファイルの閲覧制限 |
| 権限付き文書リンク | 設定次第で可 | 付与した権限で見える文書 | 元文書の更新が反映され得る | 社外アカウントのアクセス、編集可否 |
| ChatGPTの会話リンク | 個人アカウントは閲覧範囲に注意。管理対象ワークスペースのリンクは原則社外から開けない | 共有対象の会話や回答。内容・形式は設定次第 | 個人の会話は作成・更新時点の内容。ワークスペースでは後続メッセージが含まれる場合あり | 共有プレビュー、個人情報、アカウント種別 |
| Meetingsの会議ページ | 共有設定と相手の権限次第 | 共有相手はメモを閲覧できるが、文字起こしは読めない | ページの内容・権限を確認 | 会議メモの内容、共有相手のアクセス |
注意社外向けに会話リンクを既定の共有方法にしないでください。相手が開けるかだけでなく、会話内の不要な情報まで見えないかを確認します。
議事録 メール 例文｜同じ会議からどう作り分ける？
架空の原メモを4区分にする
参加者向けの例文
件名：【確認依頼】試作品Aの評価に関する議事メモ
皆さま
本日の決定事項は、試作品Aを次回の評価対象にすることです。資料の修正担当は田中さんです。提出期限は原メモで確認できていないため、確認をお願いします。
見積額の確定と公開日は未決です。議事メモと異なる認識があれば、ご返信ください。
顧客向けの例文
件名：【ご確認】試作品Aの評価対象と今後の確認事項
○○様
本日はありがとうございました。試作品Aを次回の評価対象とすることを、双方で確認しました。
見積額の確定と公開日については、引き続き協議する認識です。相違があればお知らせください。資料の提出時期は確認後に改めてご連絡します。
よくある質問
ChatGPTは無料でも議事録メールを作れますか？
ChatGPT Recordの録音だけで送信できますか？
Businessの会話リンクを取引先に送れますか？
担当者や期限が決まっていない場合は？
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