まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
- Microsoft 365でSharePointを参照させたときの従量課金
- 見せてはいけない文書が回答の材料になる権限漏れ
- 有料化やとりやめを判断するための導入前の数字
補足
料金・仕様は2026年11月8日に確認した内容です。公式資料で確かめられなかった価格には、出典として民間の料金解説を明記しています。
結論：最初の1か月は「上位20件・数人・0円」で試す
- 2週間、問い合わせを記録する：件数と1件あたりの対応時間を残す
- 上位20件を選ぶ：件数の多い質問から20件と、答えが載った最新の資料をそろえる
- 参照フォルダの権限を棚卸しする：人事・給与・個人情報のファイルを外す
- 契約中のツールで試作する：出典表示と「答えない範囲」を指示文に書く
- 総務・情シスの数人で1か月試す：上位20件の正答率が80%以上なら、対象部署を広げる
契約別の出発点：Microsoft 365は「何を参照させるか」で費用が変わる
| 契約中のツール | 最初の試作 | 追加費用の目安 | 公開前に決めること |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365（Copilotアドオンなし） | Copilot Chatのエージェント | 指示文・公開Webだけを根拠にするなら0円。SharePoint参照は従量課金 | 支出ポリシーとエージェントごとの月間上限 |
| Google Workspace（業務用エディション） | NotebookLM（Gemini Notebook） | 追加料金なし | ノートブックの共有相手 |
| どちらもなし | ChatGPT BusinessのGPTs | 年額課金で1人月3,050円（月額課金は3,850円、2席以上） | 席数×単価の総額 |
Microsoft 365：課金の分かれ目
- 指示（手順）や公開Webサイトだけを根拠にするエージェント：追加コストなし
- SharePointやCopilotコネクタなど共有テナントデータを参照するエージェント：Copilot Studio経由の使用量ベース課金（Copilotクレジット）
- Microsoft 365 Copilotアドオンを持つ利用者：拡張機能の利用に追加料金なし
- 窓口案内と短い手続きルールを指示文に書いた「指示のみ」エージェントで、使われるかを確かめる
- SharePoint参照に切り替える前に、管理者が支出ポリシーと月間上限を設定する
- 切り替え後は、管理画面でクレジット消費量を週1回確認する
Google WorkspaceとChatGPT Business
権限の棚卸し：参照フォルダを作る4つの手順
- 専用フォルダを新しく作る：既存の共有ドライブを丸ごとつながない
- 上位20件の答えに必要な資料だけを移す：同じ規程の旧版は入れない
- 1ファイルずつ中身を開く：人事評価、給与額、個人名入りの記録、取引先との契約は除外する
- フォルダの閲覧権限を全社員共通にそろえる：個別に権限を絞ったファイルが混ざっていたら、そのファイルを外す
注意
公開後に人事・給与の内容を含む回答を見つけたら、すぐに公開を止めて参照フォルダを見直してください。原因のファイルを外すまで再開しないのが安全です。
導入前後に測る3つの数字
| 指標 | 計算式 | この記事での目安 |
|---|---|---|
| 回答成功率 | 資料どおり正しく答えた数 ÷ テストした質問数 | 公開前に80%以上 |
| 自己解決率 | ボットの回答後に人へ問い合わせなかった数 ÷ ボットへの質問数 | 初期30%・目標50%（仮置き） |
| 引き継ぎ率 | 担当者に回した数 ÷ ボットへの質問数 | 自己解決率と合わせて推移を見る |
| 症状 | 疑う原因 | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 回答成功率が低い | 資料不足・旧版の混在 | 間違えた回答の出典を開く |
| 正しく答えるのに問い合わせが減らない | 周知不足・入口が遠い | 利用者数を見て、窓口で「ボットを知っていたか」を聞く |
| クレジット消費が想定より多い | SharePoint参照・長い会話 | 管理画面でエージェント別の消費量を見る |
| 数か月後に成功率が落ちる | 規程の改定が未反映 | 未回答の質問の件数推移を見る |
費用は見合う？30人・月120件で損益分岐を計算
計算式
- 削減時間（分）＝ 月間問い合わせ件数Q × 自己解決率r × 1件あたり削減時間t
- 削減額 ＝ 削減時間 ÷ 60 × 時給W
- 回収判定 ＝ 削減額 − ツールの月額C
30人・Q=120件・t=25分・W=2,500円（すべて仮定）の試算
- r=30%：120×0.3×25＝900分＝15時間 → 37,500円/月
- r=50%：120×0.5×25＝1,500分＝25時間 → 62,500円/月
| 構成 | 月額Cの目安 | 差額（r=30%） | 差額（r=50%） |
|---|---|---|---|
| 指示のみエージェント／NotebookLM | 0円 | +37,500円 | +62,500円 |
| SharePoint参照エージェント（従量課金） | 月120回×12クレジット＝1,440クレジット（1クレジット0.01ドルなら約14.4ドル） | ほぼ+37,500円 | ほぼ+62,500円 |
| ChatGPT Business 30席（年額課金） | 91,500円 | −54,000円 | −29,000円 |
注意
削減額は浮いた時間を金額に直したもので、現金の支出が減るわけではありません。浮いた時間の使い道を決めておくと、社内で説明しやすくなります。
公開前チェックと月1回の更新
| 段階 | 確認項目 | 誰が | いつ | 合格基準 |
|---|---|---|---|---|
| ①権限 | 参照フォルダに人事・給与・個人情報がない | 情シス担当 | 公開2週間前 | 該当ファイル0件 |
| ①権限 | 入力データを学習に使わない設定・契約である | 情シス担当＋総務 | 契約時 | 設定画面か契約条件で確認済み |
| ①権限 | 支出ポリシーと月間上限を設定した（M365でSharePoint参照時） | 管理者 | 切り替え前 | 上限値が決まっている |
| ②精度 | 上位20件でテストした | 総務担当 | 公開1週間前 | 16件以上正答・全件に出典 |
| ②精度 | 同じ規程の旧版を外した | 各規程の担当 | 公開1週間前 | 旧版0件 |
| ③運用 | 答えられないときの引き継ぎ先を指示文に書いた | 総務責任者 | 公開前 | 窓口名と連絡方法を記載 |
| ③運用 | 導入前の基準値を記録した | 総務担当 | 公開前 | 2週間分の件数・対応時間 |
| ③運用 | FAQ更新の担当者と承認者を決めた | 総務責任者 | 公開前 | 2人の名前と毎月の実施日 |
- 月末に、窓口の記録とボットで答えられなかった質問を1枚にまとめる
- 個人名や金額を消してから、生成AIにFAQ案を作らせる
- 担当者が元の規程と照らして答えを直す
- 承認者が確認し、参照フォルダに登録する
- 改定された規程の旧版を参照フォルダから外す
避けたいNG対応
| NG対応 | 理由 | 代わりにやること |
|---|---|---|
| 共有ドライブを丸ごと参照させる | 人事・給与の資料が回答の材料になる | 専用フォルダに必要な資料だけ置く |
| 上限なしでSharePoint参照エージェントを全社公開する | 管理者がクレジット消費を予測できない | 支出ポリシーと月間上限を先に設定する |
| 補助金が出る前提でツールを比べる | 自社単独では申請できない | 補助なしの価格で比べる |
| 「問い合わせがなくなる」と社内に約束する | 期待外れで使われなくなる | 削減目標は1〜2割から置く |
