議事録アクションアイテム抽出AI｜中小企業向け4方式と5点検算

• Microsoft 365の会社なら、Teamsのインテリジェント要約
• Google Workspaceの会社なら、Meetの自動メモ生成（Geminiでメモを生成）
• 対面の会議が多いなら、PLAUDのような録音デバイス
• どれも使えないなら、手元の文字起こしをChatGPTやClaudeに貼ってプロンプトで抽出

議事録のアクションアイテム抽出AIはどれを選ぶ？5問の診断チャート

5問の診断チャート

1. Q1：社内標準のツールは？

• Microsoft 365 → Q2へ（Teams側）
• Google Workspace → Q2へ（Meet側）
• どちらでもない → Q3へ

1. Q2：AI機能つきの契約がある？

• Microsoft 365：CopilotかTeams Premiumを契約済み → Q4へ／未契約 → Q3へ
• Google Workspace：Business Standard以上 → Q4へ／Business Starterや無料アカウント → Q3へ

1. Q3：会議は対面が中心？

• はい → ③録音デバイス＋アプリ要約
• いいえ（オンラインが中心） → ④文字起こし＋プロンプト抽出

1. Q4：15分未満の会議や、複数の言語が混ざる会議が多い？

• Teams側 → ①Teamsインテリジェント要約（多言語向けはプレビュー中）
• Meet側で「はい」 → ②Meet自動メモを基本にして、条件から外れる会議だけ④で補う
• Meet側で「いいえ」 → ②Meet自動メモ（対面の会議はTake notes for me）

1. Q5：社外の顧客情報を含む？

• はい → どのタイプでも、録音やAI入力の前に同意と社内ルールを確認（「注意点・リスク」で説明します）

4タイプの前提条件と月額の目安

アクションアイテムとは？決定事項・ToDoとの違い

なぜ抽出が大事なの？

始める前の準備・必要なもの

Teams 議事録 Copilotを使う前の確認

• Teams PremiumかMicrosoft Copilotのライセンスが必要
• 文字起こしがオンになっていることが前提
• 録画がオフだと、録画・話者・トピック・チャプターなしの要約になる

Google Meet 議事録 自動 Geminiを使う前の確認

• 英語・日本語など8言語に対応。ただし複数の言語が混ざる会議には非対応
• 対象は15分〜8時間の会議
• Business Starter（¥800）や無料アカウントでは使えない

無料で始めたいときの準備

手順を順番に詳しく解説（方式別）

①Teamsで抽出する手順

1. 会議を始めたら、文字起こしを開始する（話者の情報もほしいなら録画も）
2. 会議が終わったら、会議チャットの要約（Recap）画面を開く
3. 「AIが推奨するタスク」などの候補を確認する
4. 下の5点検算をしてから、チャットやPlannerに転記する

②Meetで抽出する手順

1. 会議中に「Geminiでメモを生成」をオンにする（参加者には通知されます）
2. 会議が終わると、Googleドキュメントにメモが作られる
3. 「次のステップ」のセクションでアクションアイテムを確認する
4. 5点検算をしてから共有する

④議事録 AI プロンプトで抽出する手順（コピペ用テンプレ）

1. 文字起こしをテキストで書き出す（時刻つきだと照合しやすいです）
2. 社外秘や個人情報を消すか、会社が許可したAIサービスを使う
3. 下のプロンプトに貼り付けて実行する
4. 出てきた表を5点検算する

• 表の列は「No.|担当者|内容|期限|優先度|根拠の発言(時刻)」にする
• 担当者は実名で書く。「こちらで」「私が」など代名詞しかないときは「要確認」と書く
• 期限は会議日（例：2026年10月13日）を基準に日付へ直す。特定できないときは「要確認」
• 「検討します」「考えておきます」だけの発言はタスクにしない。別表「保留・検討」に分ける
• 決定事項は、別に箇条書きでまとめる
• 文字起こしにない情報は足さない

③録音デバイスで抽出する手順

1. 会議の冒頭で録音することを伝えて、録音を始める
2. アプリで文字起こしと要約をつくる
3. 要約のタスク欄を確認する。足りないときは、文字起こしを④のプロンプトにかけ直す
4. 5点検算をしてから共有する

つまずきやすいポイントと対処法

「使えない」ときの原因の切り分け

抽出ミスの4パターン

• 代名詞のまま担当を割り当てる：「こっちでやります」を、話していた人ではなく別の人に振ってしまう
• 相対的な期限を日付にできない：「来週中」「月末までに」が、そのまま残るか間違った日付になる
• あいまいな発言をタスクにする：「検討します」が確定したタスクとして並ぶ
• 決定と保留を混ぜる：「次回決めましょう」が決定事項に入ってしまう

5点検算チェックリスト

• [ ] ①担当者が実名になっている（「こちらで」「私が」が残っていない）
• [ ] ②期限が日付になっている（「来週中」→具体的な日付。わからなければ「要確認」）
• [ ] ③「検討します」のようなあいまいな発言がタスクになっていない
• [ ] ④決定事項と保留事項が分かれている
• [ ] ⑤発言の時刻やタイムスタンプで、原文と照らし合わせた

費用はいくら？1会議あたりの回収試算

計算の前提と式

• 手作業で議事録をつくる時間：30分（調査で46.1%が30分以上かけているため）
• AIの出力を確かめる時間：10分
• 時給：2,500円、会議数：月8回

• 削減時間 ＝（手作業の時間 − 確認の時間）× 会議数 ＝ 20分 × 8回 ＝ 160分／月
• 1会議あたりの削減価値 ＝ 2,500円 × 20/60 ≒ 833円
• 損益分岐（回／月）＝ 月額 ÷ 833円

方式別の試算表

効率化・応用のコツ：抽出したタスクを実行まで届ける

追跡の運用ルールを3つ決める

1. 置き場所を1つにする：Microsoft 365ならPlanner、Google WorkspaceならGoogle ToDoリストなど、普段使いのツールにそろえる
2. 追跡する人を決める：会議の主催者か書記が、検算と登録までを受け持つ
3. 次回の冒頭で確認する：前回のアクションアイテムを最初の5分で読み上げる

出力を自分たちの形に寄せる

注意点・リスク：個人情報・同意・社内ルール

個人情報保護委員会の注意喚起

個人情報取扱事業者が本人の同意なく個人データを含むプロンプトを生成AIに入力し、そのデータが応答の出力以外の目的で扱われる場合、個人情報保護法違反となる可能性がある。

1. 会社のAI利用ルールで、その会議の情報を入力してよいか
2. 入力したデータが学習などに使われない設定や契約になっているか
3. 社外の参加者から、録音・文字起こし・AI要約の同意をもらったか
4. NDAの対象になっている情報が含まれていないか

同意の取り方の例

• 「本日の会議はAIで文字起こしと要約を行い、議事録の作成だけに使います。差し支えがあれば、いまお知らせください。」

具体例・ケーススタディ（想定例）

ケース1：Microsoft 365の社員30名・週次の定例会議

ケース2：対面の商談が多い営業チーム

ケース3：抽出結果を5点検算で直す例

• 発言A（10:05）：「見積もりは、こっちで来週中に出します」（発言者：佐藤）
• 発言B（10:12）：「値引きは……ちょっと検討します」（発言者：田中）

まとめ：今日から始める3ステップ

よくある質問

Q1. AI議事録は無料でもできますか？

Q2. Teams 議事録 Copilotは、どのプランでも使えますか？

Q3. Google Meet 議事録 自動 Geminiは日本語に対応していますか？

Q4. 議事録 AI プロンプトは、ChatGPTとClaudeのどちらでも使えますか？

Q5. 社外秘の会議でもAIで抽出していいですか？

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