まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
- どの質問をAIに任せ、どれを人が答えるか
- 月に何件の問い合わせがあれば元が取れるか
- 外注先やアルバイトも見る場合、FAQをどう配るか
- 規程が変わったとき、古い回答をどう消すか
手順1：2週間、問い合わせを記録する
| 日時 | 部署 | 質問の要旨 | 回答者 | かかった分数 | 根拠文書 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10/1 10:12 | 営業 | 交通費の精算期限は？ | 総務A | 5 | 経費精算規程 第4条 |
| 10/1 14:40 | 店舗 | シフト交代の申請方法は？ | 店長B | 10 | なし（口頭で運用） |
※上の2行は記入例です。
- かかった分数は、あとで元が取れるかを計算するときに使います
- 根拠文書が「なし」の質問は、FAQより先に文書を作る候補です
- 要旨には個人名や本人の事情を書きません。記録表そのものが個人情報の集まりになるのを防ぐためです
手順2：AIに答えさせるか、4つの分岐で決める
- Q1 根拠になる文書はある？ ない → 文書ができるまでは人が答える
- Q2 個人の事情・規程の解釈・金額の例外・事故やハラスメントの報告に当たる？ 当たる → 人だけが答える。FAQには相談窓口だけを載せる
- Q3 年1回以上改定される規程？ される → AIが下書きし、人が確認する。月1回の点検対象にする
- Q4 社外の人も見る？ 見る → 手順5の配り方を選ぶ
| 振り分け | 質問の例 |
|---|---|
| AIが自動で回答 | 経費精算の締め日、申請フォームの場所、Wi-Fiの接続手順 |
| AIが下書きして人が確認 | 旅費の上限額など改定の多い規程、始まったばかりの制度 |
| 人だけが回答 | 休職や介護など本人の事情、「この出張は対象？」のような解釈、規定外の立替、事故・ハラスメントの報告 |
注意
事故やハラスメントの報告をAIの窓口で受け付けるのは避けましょう。FAQには誰に、どの方法で連絡するかだけを載せます。
手順3：根拠と「人が回答」の印をつけて下書きを作る
- 「根拠」の条番号を開くと、本当にその内容が書かれているか
- 「人が回答」にすべき質問に、AIが答えてしまっていないか
手順4：月に何件あれば元が取れるか計算する
- 月の削減時間 ＝ 月の問い合わせ件数 × 自己解決できる割合 × 1件の平均対応時間（分） ÷ 60
- 月の削減額 ＝ 月の削減時間 × 担当者の時給
- 回収月数 ＝ FAQの作成と確認にかかった時間 ÷ 月の削減時間
| 前提 | 値 |
|---|---|
| 問い合わせ件数／自己解決できる割合／1件の対応時間（仮定） | 月120件／40%／8分 |
| 月の削減時間 | 120 × 0.4 × 8 ÷ 60 ＝ 6.4時間 |
| 月の削減額（時給2,500円と仮定） | 16,000円 |
| 新しく契約する場合：ChatGPT Business 10人・年払い | 20ドル×10人＝月200ドル（1ドル150円と仮定して約30,000円） |
| 新しく契約する場合の損益分岐 | 30,000円÷2,500円＝月12時間（同じ前提なら12×60÷(0.4×8)＝約225件） |
| すでに契約済みで、作成・確認に10時間かかった場合（仮定） | 10 ÷ 6.4 ≒ 1.6か月で回収 |
- NotebookLM（Standard）：チャットは1日50回まで。1日の上限は24時間でリセットされます（公式ヘルプ https://support.google.com/notebooklm/answer/16213268 、2026年10月2日確認）
- Difyの無料プラン（Sandbox）：200 message credits。料金ページではSandboxだけに「/ month」が付いていません（https://dify.ai/pricing ）。また公式ドキュメントのEducation版の説明に「Sandbox level: 200 one-time credits ... with no monthly refill」とあります（https://docs.dify.ai/en/cloud/use-dify/workspace/subscription-management ）。この2つから、毎月は補充されない1回きりの枠だと読めます（2026年10月2日確認）。消費量はモデルによって変わるので、200回質問できるとは限りません
手順5：外注先やアルバイトも見るFAQの配り方
| 見る人 | 配り方 | 確認すること |
|---|---|---|
| 社員だけ | GPTsをワークスペース内に限定公開、またはNotebookLMのノートブックを共有 | 管理者の共有設定 |
| 社員と、会社のアカウントを持つアルバイト | 上と同じ。アカウントの発行範囲を見直す | 退職時にアカウントを止める手順 |
| 個人アカウントしか持たない外注先 | 人が確認したQ&Aを共有ドキュメントやPDFにして配る | 外部に出してよい規程だけに絞る |
- NotebookLM：公式ヘルプで確認できたのは、個人のGmailアカウントなら最大50人と共有できること、Googleグループとは共有できないことです（https://support.google.com/notebooklm/answer/16206563?hl=ja 、2026年10月2日確認）。Workspaceアカウントで作ったノートブックを組織外と共有できない、という利用者の報告もありますが、公式ヘルプには組織アカウントについての記載が見つかりませんでした。自社の管理者設定で確かめてください
- GPTs：社外の人とどこまで共有できるかは要確認です。契約内容と管理画面で確かめてください
手順6：規程が変わったら古い回答を消す
- 版と改定日を2か所に書く
- ファイル名：「経費精算規程_v3_2026-04-01改定」
- 本文の1行目：「2026年4月1日改定（第3版）。旧版は無効」
- 旧版は参照先から外す：アーカイブ用のフォルダへ移し、GPTsのナレッジやNotebookLMのソースからは削除します
- 月1回、点検する：文書ごとに確認用の質問を3〜5問決めておき、毎月同じ質問をAIに投げます。回答の「根拠」に最新版の改定日が出ているかを確かめ、結果を記録表の別シートに残します
社内ルールを作るときに参考にしたい公的資料
- AIに入力してよい情報（個人アカウントや無料版に社内規程を入れないこと）
- 人が確認する範囲（手順2の振り分け）
- 誤った回答が見つかったときの連絡先
