まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
- 会議を開くかどうかの判定
- 会議タイプ別のプロンプト
- AIの案を直すチェックリスト
- 入力してよい情報の線引き
- 議事録から次回のアジェンダを作る流れ
ChatGPTで会議アジェンダを作る方法は？5分でできる基本手順
5分で仕上げる5ステップ
- 会議が本当に必要か判定する（1分）。チャットで済むなら、ここで終わりです。
- 会議タイプを決め、必須項目を埋める（2分）。決定型、発散型、報告型、1on1、社外打ち合わせの5つから選びます。
- ChatGPTに下書きを作ってもらう（30秒）。
- 8項目のチェックで直す（1分半）。
- 24時間前までに参加者へ共有する。
基本のプロンプト
会議アジェンダが役に立たない主な原因は？
原因1：そもそも会議が要らない
原因2：報告と決定が混ざっている
原因3：決める人がいない、時間が足りない
注意
AIの案をそのまま配ること自体が、新しい失敗の原因になります。人の確認を必ず1回はさんでください。
会議を開く？開かない？会議タイプの見分け方
判定フローチャート
タイプ別にChatGPTへ渡す必須項目
| 会議タイプ | 決める人 | 選択肢 | 判断基準 | 事前資料 | 制限時間 |
|---|---|---|---|---|---|
| 決定型 | ○ 出席を確認 | ○ 2〜3案 | ○ 費用・期限など | ○ | ○ |
| 発散型 | △ 次に決める人 | — | — 出す段階では評価しない | △ お題だけ | ○ |
| 報告型 | — | — | — | ○ 前日共有 | ○ 短めに |
| 1on1 | — | — | — | △ 前回のメモ | ○ |
| 社外打ち合わせ | ○ 先方の決める人 | ○ | ○ | ○ | ○ |
補足
報告型は、資料を先に送れば会議を開かずに済むことがあります。「質問だけ受ける15分」に縮めるのも手です。
具体的な解決方法は？ChatGPT 会議プロンプトと確認8項目
タイプに合わせてプロンプトの1行目を変える
- 決定型：「A案とB案のどちらを採用するか、部長Aがこの会議で決める」
- 発散型：「新サービスの名前候補を20個以上出す。この会議では評価しない」
- 報告型：「事前資料への質問を受け、対応が必要な項目だけを洗い出す」
- 1on1：「メンバーの困りごとを聞き、次の1週間でやることを1つ決める」
- 社外打ち合わせ：「A社の担当者と、案件Xの次の進め方を合意する」
AIの案を確認するチェックリスト8項目
| 確認項目 | NGの例 | 追加プロンプト |
|---|---|---|
| ① 議題の時間の合計は、会議時間の90%以内か | 60分の会議で合計62分 | 「議題の合計を54分以内に収め、6分を予備にして」 |
| ② 各議題に動詞のゴールがあるか | 「新施策について」 | 「各議題のゴールを、決める・選ぶ・洗い出すのどれかで書き直して」 |
| ③ 決める人が出席者にいるか | 決裁者の部長が欠席 | 「部長が欠席なので、決定議題を次回に回し、今回は選択肢の絞り込みにして」 |
| ④ 報告だけの議題を資料共有に回せないか | 各自の進捗報告に20分 | 「報告の議題を事前資料に回し、質疑だけ5分残して」 |
| ⑤ 1つの議題に結論が2つ以上入っていないか | 「予算と担当者を決める」 | 「結論が2つある議題を、2つに分けて」 |
| ⑥ 最後の5分が確認の時間か | 最後まで議論の議題 | 「最後の5分を決定事項・担当・期限の確認にして」 |
| ⑦ 社外秘・個人名・顧客名を伏せたか | 実在の顧客名が出ている | 入力を「A社」などに直してから作り直す |
| ⑧ 24時間前までに共有できる日程か | 会議の1時間前に完成 | 共有が間に合わなければ、議題を減らす |
直しは1回に1〜2項目ずつ頼む
ケース別の対処：会議のアジェンダテンプレートと定例会議の例
定例会議のアジェンダ例（週1回・30分）
| No. | 議題 | 時間 | 担当 | ゴール |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 事前共有した進捗資料への質問 | 5分 | 全員 | 対応が必要な項目を洗い出す |
| 2 | 案件Xの遅れへの対応 | 10分 | 課長A（決める人） | 2案から1つを決める |
| 3 | 来月の改善テーマ | 7分 | メンバーB | 候補から2つを選ぶ |
| 4 | 決定事項・担当・期限の確認 | 5分 | 司会 | 全員で確認する |
1on1のアジェンダ
社外打ち合わせのアジェンダ
予防・再発防止のコツ：ChatGPTで議事録を作成し次回アジェンダにつなぐ
レコードモードで議事録を作る
- 対象はPlus・Pro・Business・Enterprise・Edu
- 使えるのはmacOSのデスクトップアプリだけ
- 1回の録音は最大120分で、120分を過ぎると録音が止まり文字起こしされる
- 元の音声は保存されず、文字起こしの後に削除される
注意
録音する前に、参加者へ録音することを伝えて同意をもらってください。日本語の固有名詞は聞き間違えることがあるので、議事録は人が見直します。
カレンダーとの連携は社内ルールを先に確認
次回アジェンダを作るプロンプト
ChatGPTに会議の情報をどこまで入れていい？公的情報と線引き
生成AIは多くの人がもう使っている
会議準備でChatGPTに入力してよい情報の目安
| 情報の種類 | 個人向けプラン（学習の設定がオンのまま） | 個人向けプラン（学習の設定をオフ） | Business/Enterprise（既定で学習に使わない・管理者が制御） | 推奨する伏せ方 |
|---|---|---|---|---|
| 議題の概要 | ○ | ○ | ○ | 固有名詞だけ抜く |
| 社内プロジェクト名 | △ | △ | ○ | 「案件X」 |
| 顧客名・取引額 | × | △ | △ | 「A社」、金額は桁だけ |
| 人事評価・異動 | × | × | △ | 「メンバーB」、評価の中身は入れない |
| 未公開の決算・新製品情報 | × | × | △ | 入れない。「発表時期を決める」程度に抽象化 |
補足
Enterpriseでのレコードモードのデータ保持と管理者の設定は、OpenAIのEnterprise向けコンプライアンス情報で確認できます。
料金は公式ページで確認する
やってはいけないNG対応は？
- AIの案をそのまま共有する。時間の合計オーバーや、決める人の欠席を見落とします。
- 顧客名・取引額・人事評価をそのまま貼る。社内ルールに反するおそれがあります。
- 参加者に伝えずに録音する。社外の人がいる会議では、特にトラブルになりやすいです。
- 報告を全部、会議で読み上げる。資料共有で足りる内容に、全員の時間を使います。
- 決める人がいないまま決定議題を入れる。結論が持ち帰りになり、次の会議が増えます。
- 会議の直前にアジェンダを送る。参加者が準備できず、その場で考える時間が延びます。
注意
ChatGPTの出力は下書きです。最終的な内容と、入力した情報への責任は使った人が負います。
