まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
ChatGPTでマニュアル作成するには、まず何をすればいい？
| ステップ | 担当 | ポイント |
|---|---|---|
| 1. 業務の洗い出し | 人 | 1マニュアル1業務 |
| 2. 素材集め | 人 | 最新版か確認し、機密はマスク |
| 3. 下書き生成 | ChatGPT | 目次→本文の順で作らせる |
| 4. 検収 | 人（新人＋担当者） | 新人に通しで作業してもらう |
| 5. 共有・運用 | 人 | 版の管理と差分更新 |
AIで作ったマニュアルが現場で使えない主な原因
| 原因 | 起きること |
|---|---|
| 1. 熟練者の判断が素材にない | 「金額が合わなければ経理に電話」などの分岐が抜ける。AIが素材にない内容をもっともらしく補う（ハルシネーション）おそれもある |
| 2. 入れてはいけない情報を入れる | 顧客名やログインIDが写ったスクショを、そのまま送ってしまう |
| 3. 合格の基準がない | 「読んで変でないか」しか見ず、手順の抜けやエラー時の対応を見落とす |
| 4. 業務が変わっても直さない | 現場が先輩に聞くようになり、属人化に戻る |
注意
2と3は情報漏えいや作業ミスにつながります。対策を先に決めましょう。
手元の素材はどれ？作り方の見分け方チャート
- ① 画面操作が中心（システム入力、ツールの設定など）
- やること：スクショを操作の順にアップし、画像ごとに手順を書き出させる
- ② 熟練者の頭の中にある（判断が入る業務、トラブル対応など）
- やること：口頭の説明を録音して文字にし、手順書に並べ直させる（Recordを使える条件は次の小見出し）
- 向いている内容：「〜なら〜する」という判断の分岐が多い業務
- ③ 既存のExcel/PDF手順書がある
- やること：ファイルを添付して作り直させ、古い記述も指摘させる
Recordを使うときの条件
- 使えるプラン：Plus、Pro、Business、Enterprise、Eduのワークスペース
- 対応環境：macOSのデスクトップアプリのみ
- 録音の上限：1セッション4時間（240分）
- 音声ファイル：文字起こしのあと自動で削除される
- 文字起こし：Free・Plus・Proで「すべての人のためにモデルを改善する」がオンの場合は、学習に使われることがある。Business・Enterprise・Eduのワークスペースの内容は、既定で学習の対象外
注意
同じヘルプでは、他の人を録音する前に地域の法律を確認し、必要な同意を得るよう求めています。
具体的な解決方法｜素材別のChatGPT手順書作成プロンプト
ChatGPTマニュアル作成プロンプトの基本の型
- 目的と完了条件
- 前提条件（必要な権限・使うツールとそのバージョン）
- 手順（番号付き。1つの手順に1つの操作）
- エラーや例外のときの対応
- やってはいけないこと
- 手順の順番を勝手に入れ替えない
- 素材にない内容を補った箇所には【要確認】と付ける
- まず目次だけを出し、私がOKしてから本文を書く
スクショからChatGPTで手順書を作成する
- 顧客名・ID・メールアドレスが写っていれば塗りつぶす
- ファイル名を「01_ログイン」「02_メニュー選択」のように番号付きにする
- 「画像1枚ごとに、操作・ボタン名・注意点を書き出して。読み取れないことは【要確認】として」と頼む
- 出力されたボタン名が、実際の画面と同じか照らし合わせる
口頭説明の録音から作る
- 話の順番から並べ替えた箇所には【並べ替え】と付ける
- 「〜なら〜する」という判断のポイントは、条件と対応の表にまとめる
- 説明があいまいな箇所は【要確認】として、本人に聞く質問の形で書く
既存のExcel/PDF手順書を作り直す
社内手順書はどのプランなら入れていい？ケース別の対処
プラン別の比較表
| プラン | 入力の学習利用（既定） | Record | 社内手順書を入れてよいか（この記事の整理） |
|---|---|---|---|
| Free | 使われる場合あり（オフにできる） | ×（対応プランに含まれない） | 条件付き：公開情報や練習用だけ |
| Go | 使われる場合あり（オフにできる） | ×（対応プランに含まれない） | 条件付き：会社の許可＋学習オフ＋機密なし |
| Plus | 使われる場合あり（オフにできる） | ○（macOSアプリのみ） | 条件付き：会社の許可＋学習オフ＋機密なし |
| Pro | 使われる場合あり（オフにできる） | ○（macOSアプリのみ） | 条件付き：Plusと同じ |
| Business | 使わない | ○（macOSアプリのみ） | ○：社内ルールの範囲で。顧客情報・認証情報はマスク |
| Enterprise | 使わない | ○（macOSアプリのみ） | ○：社内ルールの範囲で |
- 学習利用：OpenAIヘルプ「How your data is used to improve model performance」には、ChatGPTなど個人向けのサービスでは入力が学習に使われることがある、と書かれています。止めるには「設定 > データコントロール」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにします。同じページには、Business・Enterprise・Eduの入力と出力は既定で学習に使わない、とも書かれています。Free・Go・Plus・Proの行は、これらを個人向けプランとして当てはめたこの記事の整理です。
- Record：前の章で紹介したRecordのヘルプに書かれた対応プランと対応環境です。
- 料金：金額は地域によって表示が変わるため、この記事には載せていません。ChatGPT料金ページのFAQには、次の3点が書かれています。Go・Plus・Business・Enterpriseはユーザーごとの月額であること。Businessは2ユーザーから使えること。月払いがあるのはGo・Plus・Business、年払いがあるのはBusiness・Enterpriseであること。金額は申込画面で確認してください。
- 入れてよいかの判断：右端の列は公式の区分ではなく、この記事の整理です。
注意
同じヘルプによると、学習をオフにしていても、回答に高評価・低評価のフィードバックを送ると、その会話全体が学習に使われることがあります。社内資料を扱った会話では押さないようにしましょう。
ケース別の対処
- 個人事業主：Plusで学習をオフにし、取引先の情報は伏せます。契約書の秘密保持条項で、外部サービスへの入力が制限されていないかも確認します。
- 10人前後の会社：Businessは2ユーザーから契約できます（料金ページFAQ）。少人数で試してから、利用者を広げられます。
- 社内ルールがない：先に入力禁止リストを作ります。例は「顧客の個人情報、ID・パスワード、未公開の価格、社外秘の画面は入れない」です。ルールがないうちは社内資料を入れないことを優先します。
予防・再発防止のコツ｜ChatGPT業務マニュアルを使い続ける運用
AI下書きの検収チェックリスト15項目
- [ ] 1. 顧客名・取引先名をマスクした
- [ ] 2. ID・パスワード・APIキーなどの認証情報が写っていない
- [ ] 3. 社外秘の画面（未公開の価格、人事情報など）を除いた
- [ ] 4. 素材が最新版である（画面・ルールが今と同じ）
- [ ] 5. 前提条件（必要な権限、使うツールとバージョン）が書かれている
- [ ] 6. 手順の番号と、画面・ボタン名が一致している
- [ ] 7. エラーのとき・例外のときの対応が書かれている
- [ ] 8. 禁止事項（やってはいけない操作）が書かれている
- [ ] 9. 用語がそろっている（「請求書」と「インボイス」が混ざっていない など）
- [ ] 10. ChatGPTが補った推測部分に【要確認】の印があり、すべて確認済み
- [ ] 11. 完了条件（何ができたら作業終了か）がはっきりしている
- [ ] 12. 新人1人に、マニュアルだけを見て通しで作業してもらった
- [ ] 13. つまずいた箇所を記録し、マニュアルに反映した
- [ ] 14. 表紙に版番号・担当者・次の見直し日を書き、旧版も残した
- [ ] 15. 変更があったら差分更新プロンプトを実行するルールを決めた
差分更新プロンプト
- 会計ソフトの「発行」ボタンが「確定」に名前変更された
- 5万円以上の請求は課長の承認が必要になった
- 変更点に関係する箇所だけを書き直す
- 最初に、書き直した箇所の一覧（手順番号・旧→新）を出す
- 関係ない手順の文章は変えない
プロジェクト機能で「聞けるマニュアル」にする
- プロジェクト指示：「手順の順番を勝手に変えない」など、守らせたいルール
- プロジェクトの資料：書式の見本にする既存マニュアル2〜3本など、毎回参照させたいもの
- チャットへの添付：その回だけ使う手順メモ
- プロジェクト指示はそのプロジェクトの中だけで有効で、普段のカスタム指示より優先される
- 1プロジェクトに置けるファイルの上限は、Free 5件、Go/Plus 25件、Pro/Business/Enterprise/Edu 40件。一度にアップロードできるのは10件まで
- プロジェクトの共有は、Free・Go・Plus・Pro・Business・Enterprise・EduのWebとモバイルアプリで使える
